Küçük İşletmeler İçin En Uygun PDF Araçları: PDF Guru ve diğerleri

Küçük işletmelerde dosya oluşturmanın ve yönetiminin büyük işletmelere göre daha kolay olabileceği düşünülebilir. Ancak, en baştan doğru araçları seçip düzgün bir sistem oluşturulmazsa iş akışında aksaklıklara rastlamak olasıdır.

En yaygın kullanılan dosya biçimlerinden biri olan PDF uzantılı dosyalarınızı kontrol altında tutmanız bile iş akışınızı kayda değer ölçüde iyileştirebilir, daha verimli hale getirebilir. Bundan çalışanlarınız da olumlu olarak etkilenir.

PDF araçlarını farklı kategorilere ayırmak mümkün: PDF açma programları sadece dosyayı görüntüler; PDF düzenleme programları ise onlarda değişiklik yapmanıza olanak tanır. Çevrimiçi PDF araçları internet olan her yerde çalışır; çevrimdışı olanları cihazınıza kurmanız gerekir.

Bu yazıda, küçük işletmeler için en uygun olan PDF Guru ve başka PDF araçlarını bulabilirsiniz. Ama önce, küçük işletmenin ne anlama geldiğini ve PDF araçlarından nasıl yararlanabileceğine göz atalım.

Küçük işletme nedir?

KOBİ terimi Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler’in kısaltmasıdır. Bu terim dünya çapında uluslararası organizasyonlar tarafından kabul görür ve kullanılır. Söz konusu organizasyonlar arasında Dünya Ticaret Örgütü, Dünya Bankası, Avrupa Birliği ve Birleşmiş Milletler sayılabilir.

Küçük işletme, genelde özel mülkiyet kapsamında olan; geliri, çalışan sayısı veya çalışan sayısıyla tanımlanan bir şirket türüdür. Bu işletmeler bireysel girişimciler ve aile işletmelerinden ortaklıklara veya yüzlerce çalışana sahip gelişmekte olan şirketlere kadar uzanabilir.

Küçük işletmelerin şu özelliklere sahip olmaları beklenebilir:

• Çalışan ve gelir açısından endüstriye özel standartlar dahilinde çalışması
• Kâr elde etmek amacıyla faaliyet göstermesi
• Bağımsız olarak sahip olunması ve işletilmesi, baskın bir ulusal pazar konumuna sahip olmaması

PDF araçlarının küçük işletmeler için avantajları

PDF araçları farklı türdeki küçük işletmeler için benzer avantajları beraberinde getirebilir:

• Daha gelişmiş belge yönetimi: PDF araçları belgelerinizi yönetmeyi, düzenlemeyi ve onlarla çalışmayı daha kolaylaştırır. PDF’nin yaygınlığı düşünüldüğünde bu, sanıldığından önemlidir. Çalışanlarınızın kendi PDF’lerini oluşturup düzenlemeleri için uygun bir araç şarttır.
• Daha profesyonel izlenim: PDF’ler düzgün görünümlerinden ötürü iş hayatında yaygın olarak tercih edilir. Belgelerinizin iyi görünmesi kadar mantıklı biçimde organize edilmesi, gerektiğinde kolayca bulunması ve paylaşılması da müşterilerde ve yatırımcılarda olumlu izlenim bırakır.
• Daha fazla iş birliği ve erişilebilirlik: Yine PDF’lerin dijital dünyada kullanım sıklığından ötürü, üzerlerinde ortak olarak hızlı ve verimli çalışabilmek neredeyse zorunluluk haline gelmiş durumdadır. PDF düzenleme araçları not ve yorum bırakmanıza, önemli yerleri vurgulamanıza ve daha birçok şeye olanak tanır.
• Daha fazla para ve zaman tasarrufu: Sektörden bağımsız olarak zaman para demektir. PDF araçları, özellikleri sayesinde tek bir araçta kalmanızı sağlayarak size hem zamandan hem de paradan tasarruf ettirebilir. Başka önemli araçlarla entegrasyon sağlaması da pratik çözümler getirir.
• Güvenlik ve uyumluluk: İster çevrimiçi ister çevrimdışı olsun mevcut yasaları uygulayan bir araç güvenli bir şekilde kullanılabilir. Ayrıca, PDF söz konusu olduğunda uçtan uca şifreleme, parola koruması ve e-imza da devreye girer.

Küçük işletmeniz için kullanabileceğiniz PDF araçlarından bazıları:

1. PDF Guru

PDF Guru, içinde PDF ile ilgili hemen her aracı bulabileceğiniz online bir PDF platformudur. Online olması sayesinde her yerden ve her zaman erişmenize olanak tanır. Cihazınıza herhangi bir program indirmenize gerek kalmaz ve her zaman en güncel sürümü kullanabilirsiniz.

Aklınıza gelebilecek bazı soruların cevaplarını aşağıda bulabilirsiniz:

• PDF Guru nedir: Tek bir yerde tüm PDF ihtiyaçlarınızı karşılamanıza olanak tanıyan bir online platformdur. PDF oluşturma, düzenleme, küçültme, birleştirme, ayırma gibi işlemlerin yanı sıra farklı formatları PDF’ye, PDF’yi farklı formatlara dönüştürmeyi içerir.
• PDF Guru güvenilir mi: Platform, mevcut güvenlik ve gizlilik yasaları çerçevesinde hareket eder. Ayrıca işlemleriniz esnasında uçtan uca şifreleme gibi güvenlik önlemleri uygular. Google Güvenli Tarama’dan da geçmiştir.
• PDF Guru ücretli mi: Dosyanızda yapacağınız ilk işlem ücretsizdir. Sonrasında platforma abone olmanız gerekir. Abone olduğunuzda dosyalarınızı güvenli bir şekilde saklayabilir, onlara istediğiniz yer ve zamanda erişebilirsiniz.

2. Önizleme

MacOs kullanıcılarının cihazlarında dahili olarak gelen ve ücretsiz olan bu uygulama, PDF belgelerinizi hem görüntülemenizi hem de üzerlerinde temel değişiklikleri yapmanıza olanak tanır. PDF’lerinize sayfa eklemeniz ve çıkarmanız da mümkündür.

Apple masaüstü cihaz sahipleri başka bir uygulamaya ihtiyaç duymaksızın PDF’lerini paylaşılabilir hale getirebilir. Önemli bir dezavantajı cihazınız yanınızda olmadığında uygulamayı kullanamamak ve belgelere erişememektir.

Belgeleri saklama ve başka yerden erişme kısmını, Apple’ın kendi hizmeti olan iCloud veya başka bulut hizmetleriyle çözebilirsiniz.

3. Dosyalar

iOS işletim sistemine sahip bir cihazınız, yani iPhone veya iPad’iniz varsa dahili olarak gelen Dosyalar uygulamasını ücretsiz olarak kullanabilirsiniz. Bu uygulama masaüstündeki Önizleme uygulamasının mobildeki karşılığıdır.

Mobil Android cihazlarda büyük olasılıkla ayrı bir uygulama indirmek veya online araçları kullanmak gerekirken Apple kullanıcıları temel işlemleri yine kendi cihazları içinde halledebilmektedir.

Buradaki dezavantaj da çözüm de Önizleme ile benzerdir.

4. Google Drive

Google Drive, Google’ın bulut saklama hizmetidir. Ücretsiz olarak 15 GB ücretsiz saklama alanıyla gelir. Ekstra saklama alanına ihtiyaç duyarsanız platform üzerinden satın almanız gerekir.

Erişim ayarları sayesinde klasörlerinizi paylaşabilir, dosyalarınızı düzenlemeye veya görüntülemeye açabilirsiniz. Bu da özellikle uzaktan çalışma modelinde ortak çalışmayı kolaylaştıran bir özelliktir.

Burada yeni dosya oluşturabileceğiniz gibi, mevcut dosyalarınızı da sürükleyip bırakabilirsiniz. Direkt bir PDF editörü yoktur. Ancak, PDF’lerinizi Google Docs’ta açıp düzenleyerek son kontroller yaptıktan sonra PDF olarak kaydedebilirsiniz.

5. Canva

Canva aslında bir tasarım platformudur, profesyonel tasarımcı olmayan kişilerin tasarım ihtiyaçlarını giderebilecekleri araçlar ve şablonlar sunar. Bu araçlarının arasında bir de PDF editörü mevcuttur. Bu PDF editörü standart özelliklere sahiptir.

Ancak, benzerlerinden ayrılan yönü, tasarladığınız görselleri doğrudan dosyanızın içinde kullanmanıza olanak tanımasıdır. Böylece daha kişiselleştirilmiş sunumlar hazırlamanız mümkün olabilir.

PDF editörü de kısmen dahil olmak üzere, temel özellikleri kullanabileceğiniz tek kişilik ücretsiz bir planı mevcuttur. Bunun dışında yine kişi başına yıllık ödeme yapılan üç ayrı planı daha bulunmaktadır.

Sonuç

Bu yazıda küçük işletmelerin ne olduğundan ve PDF araçlarının hangi faydaları beraberinde getirdiğinden bahsedildi. Ayrıca, kullanabileceğiniz PDF uygulamalarından birkaç örneğe de yer verildi. Sonuç olarak, en iyi PDF uygulaması, şirketinizin ve çalışanlarınızın ihtiyaçları göz önünde bulundurulduğunda en başarılı sonuçları veren uygulama olacaktır.